B.1.3. Program Uygulama Süreçlerinin Yönetimi

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından tasarlanan sosyal, kültürel, sportif, beslenme ve öğrenci destek programlarının uygulanması; planlı, koordineli ve izlenebilir bir yönetim anlayışıyla yürütülür. Programların etkin biçimde hayata geçirilmesi, sorumlulukların açık tanımlanması ve süreçlerin dijital sistemler üzerinden izlenmesi esasına dayanır.

1. Uygulama Planlaması

Her program için uygulama süreci aşağıdaki unsurları içerecek şekilde planlanır:

• Programın kapsamı ve hedef kitlesi

• Uygulama takvimi (yıllık / dönemlik)

• Sorumlu şube müdürlükleri ve görevli personel

• Gerekli fiziki mekân, ekipman ve insan kaynağı

• Bütçe ve kaynak planlaması

• Riskler ve alınacak önleyici tedbirler

Hazırlanan planlar, ilgili komisyonlar ve yönetim kademeleri tarafından değerlendirilerek uygulamaya alınır.

2. Sorumluluk ve Yetki Dağılımı

Program uygulama süreçlerinde görev ve yetkiler açık şekilde belirlenir:

• Şube müdürlükleri, kendi görev alanlarına giren programların yürütülmesinden sorumludur.

• Komisyonlar, uygulama süreçlerini izler ve gerektiğinde yönlendirici kararlar alır.

• İdari ve mali süreçler ilgili mevzuat çerçevesinde yürütülür.

• Program uygulamalarında görev alan personel, belirlenen görev tanımlarına uygun şekilde çalışır.

Bu yapı, uygulamada yetki karmaşasını önler ve süreçlerin etkinliğini artırır.

3. Dijital Sistemler Üzerinden Yönetim

Program uygulama süreçleri dijital sistemler aracılığıyla izlenir ve kayıt altına alınır:

• EBYS: Yazışmalar, onay süreçleri ve resmi belgeler

• Utarit sistemi: Yemekhane ve ilgili hizmet süreçleri

• Turnike Kayıt Sistemi (TKS): Yemekhane ve spor tesisleri kullanım verileri

• Web sayfası ve dijital duyuru panoları: Program duyuruları ve bilgilendirme

• Anket ve geri bildirim sistemleri: Uygulama sonrası değerlendirme

Dijital kayıtlar sayesinde program süreçleri şeffaf ve denetlenebilir hale gelir.

4. İzleme ve Koordinasyon

Programların uygulanması sürecinde düzenli izleme yapılır:

• Katılım ve kullanım verileri takip edilir.

• Uygulama sırasında ortaya çıkan sorunlar anlık olarak değerlendirilir.

• İlgili birimler arasında koordinasyon sağlanır.

• Gerekli durumlarda uygulama planında revizyona gidilir.

Bu süreçler, hizmetin aksamadan sürdürülmesini amaçlar.

5. Mali ve İdari Süreçlerin Yönetimi

Programlara ilişkin mali ve idari işlemler, yürürlükteki mevzuat ve üniversite iç düzenlemeleri çerçevesinde gerçekleştirilir.
Tüm ödeme emirleri ve harcama belgeleri MYS üzerinden yürütülür.

Kaynakların etkili ve verimli kullanımı temel ilkedir.

6. Kayıt, Raporlama ve Belgelendirme

Uygulama sürecine ilişkin tüm faaliyetler:

• Uygulama tutanakları

• Toplantı ve komisyon kararları

• Faaliyet raporları

• Katılım istatistikleri

• Geri bildirim ve değerlendirme raporları

aracılığıyla kayıt altına alınır ve kalite güvencesi kapsamında arşivlenir.

SONUÇ

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından yürütülen programların uygulama süreçleri; planlı, dijital sistemlerle desteklenen, izlenebilir ve hesap verebilir bir yönetim anlayışıyla gerçekleştirilmektedir. Bu yaklaşım, programların hedeflerine ulaşmasını ve hizmet kalitesinin sürdürülebilir şekilde artırılmasını sağlamaktadır.