KFS:11.3.

KFS:11.3. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.

Birimimiz, görevinden ayrılan personelin yürütmekte olduğu iş ve işlemlerin aksamadan devam etmesi için işlerin durumu ve gerekli belgeleri içeren bir devir raporu hazırlamasını ve bu raporu görevi devralacak personele teslim etmesini yöneticilerimiz aracılığıyla sistemli bir şekilde sağlamaktadır.

Görevi devreden personel, hazırladığı raporda;

* yürüttüğü iş ve işlemlerin mevcut durumunu,

* tamamlanmış ve devam eden görevleri,

* bekleyen evrak ve işlemleri,

* süreçlerde karşılaşılan sorun veya riskleri,

* teslim edilmesi gereken belge, kayıt ve dosyaları

açık ve anlaşılır şekilde belirtmektedir.

Yöneticilerimiz, hazırlanan devir raporunun kapsamlı ve eksiksiz olmasını sağlamakta; raporu teslim alan personelin sürece hızlı uyum sağlaması için gerekli bilgilendirme ve yönlendirmeleri yapmaktadır. Böylece görev değişimlerinde hizmetin sürekliliği korunmakta ve iş akışlarında herhangi bir kesinti yaşanması önlenmektedir.

Bu uygulama sayesinde birimimizde görev devri süreçleri düzenli, şeffaf ve kontrol altında yürütülmekte; iç kontrol sisteminin gerektirdiği izlenebilirlik, hesap verebilirlik ve süreklilik ilkeleri güvence altına alınmaktadır.