A.2.3. Performans yöntemi

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, sunulan hizmetlerin etkililiğini, verimliliğini ve kalite düzeyini değerlendirmek amacıyla performans yönetim sürecini sistematik bir yapı içerisinde yürütür. Bu kapsamda performans değerlendirme yöntemi; hedef belirleme, performans göstergelerinin oluşturulması, veri toplama, izleme, değerlendirme ve iyileştirme adımlarından oluşur.

Performans yönetim yöntemi aşağıdaki ilkeler doğrultusunda uygulanır:

1. Hedeflerle Uyumlu Performans Göstergeleri Oluşturma

• Her stratejik amaç için ölçülebilir, izlenebilir ve sonuç odaklı performans göstergeleri (KPI) belirlenir.

• Göstergeler; hizmet kalitesi, süreç verimliliği, kullanıcı memnuniyeti, kaynak kullanımı, erişilebilirlik ve dijitalleşme gibi kurumsal alanları kapsar.

• Performans göstergeleri yıllık olarak gözden geçirilir ve gerektiğinde güncellenir.

2. Veri Toplama ve Düzenli İzleme

• Her bir KPI için veri toplama yöntemi, sorumlu birim ve ölçüm sıklığı belirlenir.

• Veriler; elektronik sistemler (Utarit Solidus, EBYS, dijital arşiv, memnuniyet anketleri, denetim kayıtları), fiziki formlar ve komisyon raporları aracılığıyla düzenli olarak toplanır.

• Toplanan veriler aylık, dönemlik veya yıllık izleme çizelgelerine işlenir.

3. Değerlendirme ve Analiz

• Performans göstergelerine ilişkin veriler, ilgili sorumlu birim tarafından analiz edilerek hedef gerçekleşme düzeyi belirlenir.

• Değerlendirmelerde; planlanan hedef–gerçekleşen sonuç karşılaştırması yapılır.

• Sapma durumlarında neden–sonuç analizi gerçekleştirilir.

• Gerektiğinde düzeltici ve önleyici faaliyetler (DÖF) başlatılır.

4. Raporlama

• Her yılın sonunda “Yıllık Performans Değerlendirme Raporu” hazırlanır.

• Raporda; hedef gerçekleşmeleri, performans göstergeleri, sapmalar, iyileştirme alanları ve öneriler değerlendirilir.

• Rapor, daire başkanlığı yönetimi ve ilgili komisyonlar tarafından incelenerek bir sonraki yılın planlamasına veri oluşturur.

5. Sürekli İyileştirme Döngüsü (PDCA)

Performans yönetimi, Planla–Uygula–Kontrol Et–Önlem Al (PUKÖ/PDCA) döngüsü esas alınarak yürütülür:

Planla:

Stratejik amaç ve hedefler doğrultusunda performans göstergeleri belirlenir.

Uygula:

Ölçümler yapılır, veriler toplanır ve süreçler işletilir.

Kontrol Et:

Veriler analiz edilir, hedef–gerçekleşme karşılaştırması yapılır.

Önlem Al (İyileştir):

Eksikliklere yönelik iyileştirme eylemleri başlatılır; süreçler revize edilir.

6. Paydaş Katılımı

• Performans değerlendirmelerinde öğrenci toplulukları, kullanıcılar, çalışanlar ve hizmet alan paydaşlardan geri bildirim alınır.

• Memnuniyet anketleri, şikâyet–öneri kayıtları ve toplantı değerlendirmeleri performans sisteminin bir parçası olarak kullanılır.

7. Dijital Performans Takibi

• Yemekhane hizmetleri, spor tesisleri, kantin–kafeterya denetimleri, insan kaynağı yönetimi ve Utarit Solidus süreçleri dijital sistemler üzerinden izlenir.

• Performans verilerinin otomatik olarak sistemde kaydedildiği alanlarda manuel raporlama ihtiyacı azaltılır.

• Dijital arşiv yapısı tüm performans kayıtlarının güvenli şekilde saklanmasını sağlar.

SONUÇ

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığının performans yönetimi yöntemi; stratejik hedeflere dayalı, ölçülebilir, düzenli izlemeye bağlı ve sürekli iyileştirmeyi esas alan bir yapıdadır. Bu sistem, daire başkanlığının tüm hizmet süreçlerinin izlenebilir, değerlendirilebilir ve geliştirilebilir olmasını sağlar.