BİS:15.6.

BİS: 15.6. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır.

Birimimiz, idarenin tüm iş ve işlemlerine ilişkin kayıtların güvenli şekilde tutulması, sınıflandırılması, korunması ve gerektiğinde hızlıca erişilebilmesi amacıyla belirlenmiş standartlara uygun bir arşiv ve dokümantasyon sistemi işletmektedir. Arşiv ve doküman yönetimi süreçleri; Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) standartları ve Üniversitemizin kurumsal düzenlemeleri esas alınarak yürütülmektedir.

Bu kapsamda;

* tüm belgeler EBYS üzerinden oluşturulmakta, kaydedilmekte, sınıflandırılmakta ve arşivlenmekte,

* dosya kodları resmi dosya planına uygun şekilde kullanılmakta,

* belgeler için belirlenmiş saklama süreleri ve imha prosedürleri uygulanmakta,

* fiziksel arşivde bulunan evraklar güvenli koşullarda muhafaza edilmekte,

* gizlilik dereceli belgeler için özel güvenlik tedbirleri alınmakta,

* ihtiyaç duyulan belgelere erişim yetki çerçevesinde sağlanmaktadır.

Arşiv ve dokümantasyon sisteminin güncelliği yöneticilerimiz tarafından düzenli olarak izlenmekte; belge yönetimi süreçlerinde ortaya çıkan yeni ihtiyaçlara göre gerekli iyileştirmeler yapılmaktadır. Böylece birimimizde kayıt, sınıflandırma, koruma ve erişim süreçleri sistemli, güvenilir ve mevzuata uygun bir şekilde yürütülmektedir.

Bu yaklaşım sayesinde iç kontrol sisteminin gerektirdiği düzenli bilgi yönetimi, şeffaflık, izlenebilirlik ve hesap verebilirlik ilkeleri güçlendirilmekte; kurumsal hafıza etkin biçimde korunmaktadır.