B.1.2. Program İhtiyaç Analizi ve Paydaş Katılımı

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından sunulan sosyal, kültürel, sportif, beslenme ve öğrenci destek programlarının tasarlanmasında ihtiyaç analizi ve paydaş katılımı temel belirleyicilerdir. Programların gerçek gereksinimlere uygun şekilde oluşturulması, paydaşlardan alınan düzenli veri, görüş ve değerlendirmelerle sağlanır.

1. İhtiyaç Analizinin Amacı

İhtiyaç analizi, programların:

• Öğrenci ve personel ihtiyaçlarını karşılamasını,

• Üniversite yaşamını desteklemesini,

• Hizmet kalitesini artırmasını,

• Kaynakların etkili kullanılmasını,

• Güncel eğilim ve beklentilere uygun olmasını

sağlamak amacıyla yapılır.

2. İhtiyaç Analizi İçin Kullanılan Veri Kaynakları

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı aşağıdaki veri kaynaklarını kullanarak ihtiyaç analizi gerçekleştirir:

a) Öğrenci Geri Bildirimleri

• Memnuniyet anketleri

• QR kodlu anlık geri bildirim formları

• Web sayfası üzerinden iletilen talepler

• Öğrenci temsilcileriyle yapılan toplantılar

b) Öğrenci Topluluklarından Gelen Talepler

• Etkinlik planları

• Mekân, ekipman ve destek ihtiyaçları

• Dönemlik faaliyet raporları

c) Yurt Müdürlüklerinden Alınan Geri Bildirimler

• Öğrencilerin sosyal ve kültürel etkinlik ihtiyaçları

• Kampüs yaşamına dair gözlemler

• Yemekhane hizmetlerine ilişkin geri bildirimler

d) Akademik ve İdari Birimlerle Koordinasyon

• Birimlerden gelen talepler

• Etkinlik ve spor alanı ihtiyaçları

• Özel gün ve etkinlik planlamaları

e) Turnike ve Kullanım Verileri

• Yemekhane giriş-çıkış verileri

• Spor tesisleri kullanım sıklığı

• Etkinlik katılım istatistikleri

f) Dış Paydaş Görüşleri

• Belediyeler, spor il müdürlüğü, kültür kurumları

• Sosyal sorumluluk projelerinde yer alan STK’lar

• Hizmet sağlayıcı firmalar

g) İç Kontrol ve Risk Analizi Sonuçları

• Bütçe kullanımı

• Hizmet darboğazları

• Operasyonel riskler

• Mevzuat kaynaklı gereklilikler

3. Paydaş Katılım Mekanizmaları

Programların tasarım sürecinde paydaş görüşleri şu yollarla alınır:

a) Komisyon Çalışmaları

• Beslenme ve Yemekhane Hizmetleri Komisyonu

• Kantin ve Kafeterya Denetim ve Fiyat Tespit Komisyonu

• Kültür, Sanat ve Spor Etkinlikleri Komisyonu

• Burs Komisyonu

• İç Kontrol ve Risk Yönetimi Komisyonu

b) Düzenli Toplantılar

• Öğrenci toplulukları koordinasyon toplantıları

• Yurt müdürlükleri ile değerlendirme toplantıları

• Akademik birim temsilcileri ile koordinasyon toplantıları

c) Dijital Geri Bildirim Sistemleri

• Web formları

• QR kod sistemleri

• Sosyal medya etkileşim analizi

d) Resmi Yazışmalar (EBYS)

• Akademik ve idari birimlerden gelen talepler

• Öğrenci gruplarının resmî başvuruları

4. Toplanan Verilerin Analizi

Tüm veri ve geri bildirimler sistematik şekilde değerlendirilir:

• Veriler sınıflandırılır

• Eğilimler ve tekrar eden talepler belirlenir

• Karşılanmayan ihtiyaçlar tespit edilir

• Riskli alanlar işaretlenir

• Program tasarımı için öneri setleri oluşturulur

Bu analiz raporları ilgili şube müdürlüklerine ve yönetim kademelerine sunulur.

5. İhtiyaç Analizinin Program Tasarımına Yansıtılması

Analiz sonuçları programlara aşağıdaki şekillerde entegre edilir:

• Yeni etkinlik ve hizmetlerin planlanması

• Yemekhane menü ve süreç düzenlemeleri

• Spor tesisleri kullanım saatleri ve faaliyet çeşitliliğinin artırılması

• Kültürel ve sanatsal etkinliklerin güncellenmesi

• Sosyal destek ve burs süreçlerinin iyileştirilmesi

• Dijital duyuru panolarının, erişilebilirlik çözümlerinin geliştirilmesi

• Risk azaltıcı tedbirlerin uygulanması

SONUÇ

Program ihtiyaç analizi ve paydaş katılımı, Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından yürütülen tüm hizmet programlarının doğru verilerle, gerçek ihtiyaçlara uygun şekilde tasarlanmasını sağlayan temel yapıdır. Bu süreç; öğrenci memnuniyetini, hizmet kalitesini ve kurumsal verimliliği artırır.