A.3.2. İnsan kaynakları yönetimi

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı; hizmetlerinin etkin, verimli ve sürdürülebilir şekilde yürütülmesi için insan kaynağı yönetimini planlı, sistematik ve mevzuata uygun bir çerçevede yürütür. İnsan kaynağı yönetiminin temel amacı, çalışanların yetkinliklerini geliştirmek, görev tanımlarını netleştirmek, performansı izlemek, güvenli çalışma ortamı sağlamak ve hizmet kalitesini artırmaktır.

Daire başkanlığı bünyesindeki insan kaynağı; memurlar, sözleşmeli personel, sürekli işçiler, İŞKUR İstihdam/İşbaşı Eğitim Programı (İUP) kapsamındaki personel ve kısmî zamanlı öğrenci çalışanlardan oluşur. Tüm personel türlerinin planlaması ve koordinasyonu birim yöneticileri tarafından yürütülür.

1. İnsan Kaynağı Planlaması

• Yıllık insan kaynağı ihtiyaç analizi yapılır.

• Yemekhane, spor tesisleri, kültür–sanat birimleri, kantin denetimleri ve idari hizmetler için ayrı ayrı personel planlaması yürütülür.

• İUP personeli ve kısmî zamanlı çalışanlar, özellikle yoğun dönemlerde destek amacıyla planlanır.

• Görev dağılımı hizmet yoğunluğu, etkinlik takvimi ve dönemsel ihtiyaçlara göre güncellenir.

2. Görev Tanımları, Yetki ve Sorumluluklar

• Tüm personelin görev tanımları yazılı olarak oluşturulur ve Tebliğ–Tebellüğ yöntemiyle personele imza karşılığı bildirilir.

• Her görev tanımı; görev kapsamı, sorumluluklar, yetkiler, bağlı olunan amir, iş akışı ve risk bilgilendirmelerini içerir.

• Görev tanımları yılda en az bir kez gözden geçirilir ve ihtiyaç halinde güncellenir.

3. İşe Uyum ve Oryantasyon Süreci

• Yeni başlayan tüm personel için oryantasyon programı düzenlenir.

• Oryantasyon; iş tanıtımı, kalite süreçleri, etik ilkeler, birim işleyişi ve iş sağlığı–güvenliği konularını kapsar.

• Kısmî zamanlı ve İUP personeli için kısa süreli, görev odaklı bir oryantasyon uygulanır.

• Oryantasyonun tamamlandığına ilişkin kayıtlar dijital ortamda saklanır.

4. Eğitim ve Yetkinlik Geliştirme

Hizmet kalitesini artırmak amacıyla personele yönelik düzenli eğitimler verilir:

• Hizmet içi eğitimler

• Hijyen ve gıda güvenliği (yemekhane personeli için zorunlu)

• Spor tesisleri teknik ve güvenlik eğitimleri

• EBYS, Utarit Solidus, TKS vb. dijital sistem eğitimleri

• İSG eğitimleri

Eğitim katılım listeleri ve belgeleri kalite arşivinde ve PBS kayıtlarında muhafaza edilir.

5. Performans, Görev Takibi ve Değerlendirme

• Personelin işlerini zamanında, tam ve usulüne uygun yürütmesi düzenli şekilde izlenir.

• Performans değerlendirmeleri birim yöneticileri tarafından yapılır.

• Kısmî zamanlı ve İUP personeli için günlük/haftalık görev çizelgeleri tutulur.

• Görev aksaklıkları için düzeltici–önleyici faaliyet (DÖF) mekanizması uygulanır.

• Performans verileri yıllık iyileştirme planlarının oluşturulmasında kullanılır.

6. Çalışma Düzeni, Vardiya ve Devam Takibi

• Çalışma saatleri ve vardiya düzeni, hizmet yoğunluğu dikkate alınarak planlanır.

• Devam takibi; Turnike Kayıt Sistemi (TKS), imza föyleri veya dijital çizelgeler ile yapılır.

• Mazeret izinleri, raporlar ve yıllık izin süreçleri PBS/EBYS üzerinden yürütülür.

• İUP kapsamında çalışan personelin devam çizelgeleri, İUP sistemine düzenli olarak işlenir.

7. İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG)

• Tüm personel için düzenli İSG eğitimleri planlanır.

• Riskli çalışma alanlarında kişisel koruyucu donanım kullanımı zorunludur.

• İSG Uzmanı tarafından düzenli saha kontrolleri yapılır.

• İş kazaları, ramak kala olaylar ve risk bildirimleri kayıt altına alınarak gerekli önlemler alınır.

8. Dijital İnsan Kaynağı Kayıt ve İzleme Sistemleri

Personel yönetimi sürecinde aşağıdaki dijital sistemler kullanılır:

• Personel Bilgi Sistemi (PBS)

• KPBS – Kamu Personeli Bilgi Sistemi

• HİTAP – SGK Hizmet Takip Programı

• EBYS – resmi yazışma, görevlendirme, izin, tebliğ işlemleri

• Utarit Solidus – yemekhane kullanıcı yetkileri, kart işlemleri, kayıt yönetimi

• Turnike Kayıt Sistemi (TKS) – giriş–çıkış takibi

• İUP – İŞKUR Programları Takip Sistemi

  • İUP kapsamındaki personelin

    • giriş–çıkış kayıtları

    • devam çizelgeleri

    • program süre takipleri

    • performans izleme

    • aylık İŞKUR bildirim ve raporlaması
      elektronik ortamda İUP üzerinden yürütülür.

Bu sistemlerde üretilen tüm veriler güvenli biçimde saklanır ve yetki matrisine uygun şekilde erişime açılır.

9. Çalışan Memnuniyeti ve İletişim

• Yıllık çalışan memnuniyeti anketleri uygulanır.

• Personelin öneri ve şikâyetleri değerlendirilir.

• Birim yöneticileri ile düzenli personel bilgilendirme ve geri bildirim toplantıları yapılır.

• Memnuniyet sonuçları, iyileştirme planlarına işlenir.

10. Sürekli İyileştirme

İnsan kaynakları süreçleri kalite yönetimi çerçevesinde PUKÖ döngüsü (Planla–Uygula–Kontrol Et–Önlem Al) ile sürekli iyileştirilir.

• Planlama: İnsan kaynağı ihtiyaç analizi

• Uygulama: Personel görevlendirme, eğitim ve görev takibi

• Kontrol: Performans değerlendirme ve izleme

• Önlem: İyileştirici faaliyetlerin uygulanması

SONUÇ

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı; insan kaynağını mevzuata uygun, dijital sistemlerle desteklenen, performans odaklı ve sürekli iyileştirmeye açık bir yaklaşımla yönetir.
İUP dahil tüm personel türlerinin kayıt, takip ve performans süreçleri güvenli, şeffaf ve izlenebilir şekilde yürütülür.