A.1.1. Yönetişim modeli ve idari yapı
1. Genel Çerçeve
Fırat Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı; 2547 sayılı Kanun, 5018 sayılı Kanun, üniversite iç mevzuatı, stratejik plan, iç kontrol ve risk yönetimi düzenlemeleri ile YÖKAK kalite güvence standartları doğrultusunda hizmet sunmaktadır. Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığının yönetişim modeli; hesap verebilirlik, etkinlik, şeffaflık, katılımcılık, hukuka uygunluk ve sürekli iyileştirme ilkelerine dayanır.
Bu yönetişim yapısı, daire başkanlığı bünyesindeki tüm hizmetlerin düzenli, ölçülebilir ve denetlenebilir bir idari sistem içinde yürütülmesini amaçlar.
2. Yönetişim Modeli
Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığının yönetişim modeli üç ana düzeyden oluşur:
A. Stratejik Yönetişim Düzeyi
Bu düzey, politika ve strateji belirleme fonksiyonlarını üstlenir.
- Rektörlük
- Üniversite Yönetim Kurulu
- Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Yönetim Kurulu
- İç Kontrol, Risk Yönetimi ve Kalite Komisyonu
Görevleri:
- Kurumsal hedeflerin belirlenmesi
- Kaynak tahsisi ve üst düzey kararların alınması
- Risklerin ve kritik süreçlerin üst yönetimce izlenmesi
- Kalite güvence sisteminin onayı ve değerlendirilmesi
B. Taktik / Koordinasyon Düzeyi
Bu düzey, stratejik kararların uygulanmasına ilişkin koordinasyon ve süreç yönetimini kapsar.
- Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanı
- Şube Müdürleri (Yemekhane–Beslenme, Kültür-Sanat-Spor, Kantin–Kafeterya, Barınma, Mali İşler, İdari İşler, Sağlık Şubesi)
- Üniversite Evi Müdürlüğü
- AKM ve Kongre Salonları Müdürlüğü
- Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı bünyesinde faaliyet gösteren komisyonlar ve kurullar
Görevleri:
- Yıllık plan, faaliyet ve süreç yönetimi
- Komisyonların çalıştırılması
- Performans göstergelerinin takibi
- İç kontrol ve risk faaliyetlerinin uygulanması
- Hizmet alanları arasındaki işleyişin entegrasyonu
C. Operasyonel Düzey
Günlük hizmet akışının sağlandığı uygulayıcı birimdir.
- Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı bünyesindeki memurlar
- Sürekli işçi kadroları (aşçı, aşçı yardımcısı, garson, bulaşıkçı, temizlik görevlisi, depocu, teknik personel vb.)
- Spor tesisi personeli
- Üniversite Evi personeli
- Bilgi işlem destek görevlileri (Utarit Solidus kullanıcıları dahil)
Görevleri:
- Öğrenci ve personele yönelik hizmetlerin sağlanması
- Belge yönetimi, kontrol listeleri ve sistem kayıtlarının yürütülmesi
- Yemekhane, burs, kültür-sanat, spor ve kantin süreçlerinin sahada uygulanması
- Arıza, talep, kayıt ve raporlama işlemlerinin yürütülmesi
3. İdari Yapı
Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’nın idari yapısı fonksiyonel birimlere ayrılmış olup hiyerarşik olarak aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir:
A. Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanı
- Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’nin tüm birim, alt birim ve komisyonlarını sevk ve idare eder.
- Daire bütçesi, kaynak kullanımı, planlama ve kalite faaliyetlerinin koordinasyonundan sorumludur.
- Tüm şube müdürlüklerinin çalışmalarını izler ve yönlendirir.
B. Şube Müdürlükleri
Her şube müdürlüğünün kendi faaliyet alanına ilişkin görev, yetki ve sorumlulukları bulunmaktadır.
- Yemekhane ve Beslenme Hizmetleri Şube Müdürlüğü
- Kültür, Sanat ve Spor Hizmetleri Şube Müdürlüğü
- Kantin–Kafeterya İşletmeleri Şube Müdürlüğü
- Barınma Hizmetleri Koordinasyon Birimi
- İdari İşler Şube Müdürlüğü
- Mali İşler Şube Müdürlüğü
- Sağlık Hizmetleri Şube Müdürlüğü
- Kongre ve Konferans Salonları Müdürlüğü ( AKM)
Bu müdürlükler; ilgili süreçlerin yürütülmesi, kontrol faaliyetleri, raporlama ve komisyon çalışmaları ile kalite gerekliliklerinin uygulanmasından sorumludur.
4. Komisyon ve Kurulların Konumlandırılması
Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı komisyonları yönetişim modelinin danışma, değerlendirme, denetim ve karar destek mekanizmalarını oluşturur.
Başlıca komisyonlar:
- Burs Komisyonu
- Yemekhane ve Beslenme Hizmetleri Komisyonu
- Kantin–Kafeterya Denetim ve Fiyat Tespit Komisyonu
- Kültür–Sanat–Spor Etkinlik Komisyonu
- Barınma Hizmetleri Denetim ve Koordinasyon Komisyonu
- İSG, Sivil Savunma ve Afet Komisyonu
- İç Kontrol, Risk Yönetimi ve Kalite Komisyonu
Komisyonlar, daire başkanlığı adına değerlendirme yapar, karar önerir, denetim uygular ve rapor oluşturur.
5. Karar Alma ve Uygulama Süreci
Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığının karar mekanizmaları aşağıdaki yaklaşımla işletilir:
- Konuya göre ilgili komisyon veya şube müdürlüğü değerlendirme yapar.
- Sonuçlar Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına sunulur.
- Gerektiğinde Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Yönetim Kurulu ve Üniversite Yönetim Kurulu gündemine taşınır.
- Onaylanan kararlar birimlere yazılı olarak bildirilir.
- Uygulama ve izleme şube müdürlüklerince yürütülür.
- Süreç kayıtları Utarit Solidus veya EBYS üzerinden dijital olarak takip edilir.
6. Bilgi ve İletişim Altyapısı
Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığının yönetişim modelinde bilgi akışı kayıtlı, ölçülebilir ve doğrulanabilir biçimde tasarlanmıştır.
- EBYS resmi yazışma sistemi
- Utarit Solidus Yönetim Paneli
- Komisyon karar defterleri
- İç duyurular, web sayfası, SMS bilgilendirmeleri
- Yıllık faaliyet raporları, iç kontrol raporları, denetim raporları
Bu sistemler karar süreçlerinin şeffaf ve izlenebilir olmasını sağlar.
7. İzleme, Değerlendirme ve Sürekli İyileştirme
Yönetişim modeli, Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı kalite güvencesi kapsamında yılda en az bir kez gözden geçirilerek güncellenir.
Performans göstergeleri
- İç kontrol faaliyetleri
- Risk değerlendirme sonuçları
- Komisyon raporları
- İç ve dış denetim bulguları
Bu bulgular, süreçlerde iyileştirme yapılması için kalite yönetim sistemine geri besleme sağlar.
