KFS:8.3.

KFS:8.3.Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.

Birimimiz, hazırlanan prosedürler ve ilgili dokümanların güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve tüm personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmasını sistemli olarak sağlamaktadır.

Bu kapsamda prosedürler; yürürlükteki mevzuat, üniversite düzenlemeleri, iç kontrol standartları ve birim ihtiyaçları doğrultusunda düzenli olarak gözden geçirilmekte, gerekli hâllerde güncellenmektedir. Güncellemeler yapıldığında personele zamanında duyuru yapılmakta ve yeni versiyonlar yürürlüğe alınmaktadır.

Hazırlanan dokümanlar; açık, sade ve anlaşılır bir dil kullanılarak oluşturulmakta, iş akışlarını ve sorumlulukları net biçimde göstermekte, tereddüt oluşturmayacak şekilde detaylandırılmaktadır.

Ayrıca tüm prosedür ve dokümanlar, personelin kolay erişebileceği şekilde EBYS üzerinden veya birim içi dijital/klasör ortamlarında muhafaza edilmekte ve oryantasyon süreçlerinde yeni personele aktarılmaktadır.

Bu yaklaşım sayesinde birimimizde iş süreçleri standartlaşmakta, belirsizlikler azaltılmakta, mevzuata uyum güçlenmekte ve iç kontrol sisteminin gerektirdiği tutarlı, güvenilir ve erişilebilir doküman yönetimi sağlanmaktadır.