A.4.1. İç ve dış paydaş katılımı

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı; sunduğu sosyal, kültürel, sportif ve öğrenciyi destekleyici hizmetlerin etkin biçimde yürütülmesi amacıyla tüm iç ve dış paydaşlarla düzenli iletişim ve iş birliği içerisinde çalışır. Paydaşların görüş, öneri ve beklentileri; hizmetlerin iyileştirilmesi ve kalite güvencesi sisteminin güçlendirilmesi için önemli girdiler sağlar.

1. İç Paydaşlar

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığının üniversite içinde doğrudan etkileşimde bulunduğu iç paydaşlar aşağıdaki genel gruplardan oluşur:

a) Akademik Birimler

• Fakülteler

• Meslek Yüksekokulları

• Yüksekokullar

• Enstitüler

b) İdari Birimler ve Üniversite Merkez/Koordinatörlükleri

• Öğrenci İşleri birimleri

• Öğrenci Destek Birimleri

• Bilgi İşlem birimleri

• Strateji Geliştirme birimleri

• Yapı İşleri ve Teknik birimler

• Personel Yönetimi birimleri

• Kütüphane ve Dokümantasyon birimleri

• Üniversite Kalite Koordinatörlükleri

• Kariyer Geliştirme Merkezleri

• Psikolojik Danışmanlık ve Rehberlik Merkezleri

• Uzaktan Eğitim Merkezi

• Sürekli Eğitim Merkezi

• Üniversite bünyesindeki tüm akademik ve idari koordinatörlükler
  (Erasmus, Farabi, Engelsiz Üniversite, Toplumsal Katkı, İletişim vb.)

• Üniversite yurt müdürlüğü

c) Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına Bağlı Alt Birimler

• Yemekhane ve Beslenme Hizmetleri

• Spor Hizmetleri

• Kültür Hizmetleri

• Kantin ve Kafeterya Hizmetleri

• Sosyal Destek Hizmetleri

• Öğrenci Destek ve Rehberlik süreçlerine katkı sunan tüm SKS birimleri

• İdari ve Mali İşler Birimi

• Kalite, Risk Yönetimi ve İç Kontrol Birimi

d) Öğrenci Paydaşları

• Öğrenci toplulukları

• Öğrenci temsilcileri

• Üniversite öğrencileri

e) Üniversite Üst Yönetimi

• Rektörlük

• Genel Sekreterlik

• Üniversite Yönetim Organları

Bu iç paydaşların katkıları, birimin hizmet süreçlerinin planlanması ve geliştirilmesinde temel öneme sahiptir.

2. Dış Paydaşlar

Daire başkanlığının üniversite dışındaki etkileşim ve iş birlikleri şu genel paydaş gruplarıyla yürütülür:

• Kamu kurum ve kuruluşları

• Yerel yönetimler

• Gençlik ve spor birimleri

• Kültür ve turizm birimleri

• Sağlık kurumları

• Sivil toplum kuruluşları

• Spor federasyonları

• Özel sektör kuruluşları

• Organizasyon ve etkinlik hizmet sağlayıcıları

• Yerel toplum ve medya kuruluşları

Dış paydaş iş birlikleri, sosyal, kültürel ve sportif faaliyetlerin daha geniş kitlelere ulaşmasına katkı sağlar.

3. Paydaş Katılım Mekanizmaları

Paydaşlardan görüş ve öneri alınması aşağıdaki mekanizmalarla sistematik olarak gerçekleştirilmektedir:

a) Komisyon ve Kurul Çalışmaları

• Beslenme ve Yemekhane Hizmetleri Komisyonu

• Kantin ve Kafeterya Denetim ve Fiyat Tespit Komisyonu

• Kültür, Sanat ve Spor Etkinlikleri Komisyonu

• Burs Komisyonu

• İç Kontrol, Risk Yönetimi ve Kalite Komisyonu

• Barınma Hizmetleri Denetim ve Koordinasyon Kurulu

Komisyon süreçleri paydaş katkısının karar mekanizmasına doğrudan yansımasını sağlar.

b) Toplantılar

• Akademik birimlerle koordinasyon toplantıları

• Yurt müdürlükleri ile düzenli değerlendirme toplantıları

• Öğrenci toplulukları ile istişare toplantıları

• Kamu kurumları ile iş birliği toplantıları

c) Dijital Geri Bildirim Kanalları

• Web sayfası iletişim formları

• QR kodlu anketler

• Yemekhane geri bildirim sistemi

• Sosyal medya geri bildirimleri

• EBYS üzerinden resmi yazışmalar

d) Memnuniyet Anketleri

• Yemekhane memnuniyet anketleri

• Spor tesisleri kullanıcı anketleri

• Etkinlik geri bildirim anketleri

• Personel memnuniyet anketleri

• Dış paydaş iş birliği değerlendirme anketleri

e) Düzeltici ve Önleyici Faaliyet (DÖF) Süreçleri

Tespit edilen eksiklik ve öneriler doğrultusunda iyileştirme adımları planlanır ve uygulanır.

4. Paydaş Görüşlerinin Süreçlere Entegrasyonu

Paydaşlardan alınan geri bildirimler, aşağıdaki süreçlerin geliştirilmesinde doğrudan kullanılmaktadır:

• Yemekhane menü planlaması ve hizmet süreçlerinin iyileştirilmesi

• Spor tesislerinin kullanım planlamaları ve etkinlik çeşitliliğinin artırılması

• Kültür ve sanat faaliyetlerinin geliştirilmesi

• Kantin ve kafeterya denetim kriterlerinin güncellenmesi

• Burs ve sosyal destek süreçlerinin iyileştirilmesi

• Dijital bilgilendirme ve erişilebilirlik sistemlerinin geliştirilmesi

• İç kontrol ve risk yönetimi süreçlerinin güçlendirilmesi

Geri bildirimlere ilişkin kararlar EBYS üzerinden kayıt altına alınır.

5. Süreklilik, Katılımcılık ve Şeffaflık

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı:

• Paydaş katkılarının düzenli ve sürdürülebilir şekilde alınmasını,

• Görüş ve önerilerin değerlendirilmesini,

• Sonuçların süreçlere yansıtılmasını,

• Yapılan iyileştirmelerin paydaşlarla paylaşılmasını,

• İletişim kanallarının açık ve şeffaf tutulmasını

temel yönetim ilkesi olarak benimser.

SONUÇ

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı; iç ve dış paydaşların görüş ve katkılarını sistematik şekilde süreçlerine dahil eden, katılımcılığı ve şeffaflığı esas alan bir yönetim yaklaşımı uygular. Bu yaklaşım, birimin kalite güvencesi sisteminin sürdürülebilirliği ve hizmet kalitesinin artırılması için kritik öneme sahiptir.