A.3.4. Süreç yönetimi

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı; hizmetlerinin planlanması, uygulanması, izlenmesi ve iyileştirilmesi için süreç yönetimini sistematik bir yapı içinde yürütür. Süreç yönetimi; tüm iş ve işlemlerin tanımlı, ölçülebilir, izlenebilir ve geliştirmeye açık bir şekilde yönetilmesini sağlayan temel kalite yönetim bileşenidir.

Süreçlerin tamamı PUKÖ döngüsüne (Planla – Uygula – Kontrol Et – Önlem Al) göre işletilir ve dijital kayıt mekanizmalarıyla desteklenir.

1. Süreçlerin Sınıflandırılması

Daire başkanlığı süreçleri üç ana başlık altında tanımlanır:

a) Ana Süreçler

• Yemekhane ve beslenme hizmetleri

• Kültür ve sanat etkinlikleri yönetimi

• Spor hizmetleri ve tesis yönetimi

• Kantin ve kafeterya denetimleri

• Burs yönetimi

• Öğrenci toplulukları faaliyet süreçleri

• Sosyal destek hizmetleri

b) Destek Süreçleri

• İnsan kaynakları yönetimi

• Finansal yönetim

• Bilgi yönetim sistemi

• Fiziksel kaynak ve altyapı yönetimi

• Dijital sistem yönetimi (Utarit, EBYS, TKS vb.)

c) Yönetim Süreçleri

• Stratejik planlama

• Komisyon karar süreçleri

• İç kontrol ve risk yönetimi

• Performans değerlendirme

• Kalite ve akreditasyon yönetimi

2. Süreç Kartlarının Hazırlanması

Her ana süreç için Süreç Kartı oluşturulur. Süreç Kartları şu bileşenleri içerir:

• Süreç adı

• Süreç sahibi (sorumlu birim veya yönetici)

• Paydaşlar

• Sürecin amacı

• Girdiler

• Çıktılar

• Kullanılan formlar/dokümanlar

• İlgili mevzuat

• Kullanılan dijital sistemler (MYS, EBYS, Utarit, TKS vb.)

• Adım adım süreç akışı

• Performans göstergeleri (KPI)

• Riskler ve kontrol mekanizmaları

• Ölçme–izleme–raporlama yöntemi

Bu yapı, süreçlerin standartlaştırılmasını ve kurum genelinde ortak bir dil oluşmasını sağlar.

3. Süreç Akışlarının Yönetimi

Her süreç açık, anlaşılır ve adım adım tanımlanmış şekilde yönetilir:

• Süreçlerin başlangıç ve bitiş noktaları belirlenir.

• Süreç adımları arasındaki ilişkiler gösterilir.

• Sorumluluklar net şekilde tanımlanır.

• Dijital kayıt aşamaları zorunlu hale getirilir (ör. EBYS evrak kaydı, Utarit tanımı, MYS harcama adımları).

Süreç akışları gerektiğinde yıllık kalite toplantılarında gözden geçirilir.

4. İzleme, Ölçme ve Performans Göstergeleri

Süreçlerin etkinliğinin ölçülmesi için performans göstergeleri (KPI’lar) kullanılır. Örnek göstergeler:

• Yemekhane: günlük üretim/katılım oranı, memnuniyet puanı

• Kantin denetimi: denetim sıklığı ve uygunsuzluk oranı

• Spor tesisleri: kullanım oranı, randevu/katılım verileri

• Kültür–sanat: etkinlik sayısı, katılımcı sayısı

• Burs yönetimi: başvuru değerlendirme süresi, hata oranı

• Dijital süreçler: işlem kayıt tamamlama süresi

Bu veriler dijital sistemlerden alınarak periyodik raporlarla analiz edilir.

5. Risk Analizi ve Kontrol Mekanizmaları

Her süreç için risk değerlendirmesi yapılır:

• Süreç aksaması

• Hizmet kalitesinin düşmesi

• Gecikme–yanlış işlem

• Mevzuat aykırılığı

• Dijital sistem hataları

• İnsan kaynağı yetersizliği

• Tedarik veya malzeme eksikliği

Risklere karşı kontrol mekanizmaları uygulanır:

• Kontrol listeleri

• Sorumluluk matrisleri

• Onay zincirleri

• Yetkilendirme

• Sistem kayıtları (log)

• Komisyon denetimleri

6. Dijital Sistemlerle Entegrasyon

Süreç yönetiminin dijital bileşenleri şunlardır:

• EBYS: Resmi yazışmalar, karar süreçleri, komisyon tutanakları

• MYS: Ödeme emirleri ve tüm harcama belgeleri

• Utarit Solidus: Yemekhane, burs, kart yönetimi ve arıza takip

• TKS: Tesis ve yemekhane giriş kayıtları

• PBS: Personel süreçleri

• Diğer Dijital Sistemler: YÖKSİS, UYS, Kariyer Kapısı, Akademik Bilgi Sistemleri

Süreçlerin dijital platformlarda izlenebilir olması kalite güvencesinin temel unsurlarındandır.

7. Süreç İyileştirme ve PUKÖ Döngüsü

Tüm süreçler sürekli iyileştirme yaklaşımı ile yönetilir:

1) Planla (P)

• Süreç tasarlanır, hedefler belirlenir, potansiyel riskler analiz edilir.

2) Uygula (U)

• Süreç adımları uygulanır, veri toplanır.

3) Kontrol Et (K)

• Sonuçlar KPI’lar aracılığıyla ölçülür.

• Denetim yapılır.

• Uygunsuzluklar tespit edilir.

4) Önlem Al (Ö)

• İyileştirme önerileri uygulanır.

• Gerekirse süreç yeniden tasarlanır.

• DÖF kayıtları oluşturulur.

8. Paydaş Katılımı ve Geri Bildirim

Süreç geliştirme çalışmalarında iç ve dış paydaş görüşleri dikkate alınır:

• Öğrenci geri bildirimleri

• Personel görüşleri

• Komisyon raporları

• Denetim sonuçları

• Akademik birim talepleri

• Yurt müdürlükleri ve topluluk koordinatörleri

Geri bildirimler kalite yönetim sürecine entegre edilir.

SONUÇ

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı süreç yönetimini:

• Tanımlı,

• Standartlaştırılmış,

• Dijital sistemlerle desteklenen,

• Ölçülebilir,

• Risk temelli,

• Sürekli iyileştirmeye açık

bir yapı içerisinde yürütür.

Bu yaklaşım, birimin kurumsal verimliliğini, hesap verebilirliğini ve hizmet kalitesini sürekli olarak artırmayı hedefler.