BİS:15.2.

BİS:15.2. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır.

Birimimiz, kayıt ve dosyalama sisteminin kapsamlı, güncel, erişilebilir ve izlenebilir olmasını temel bir ilke olarak uygulamaktadır. Bu doğrultuda tüm evrak hareketleri, iş süreçleri ve iç yazışmalar Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden düzenli şekilde kayıt altına alınmakta ve güncellenmektedir.

EBYS’nin sağladığı arşivleme, sınıflandırma, arama ve izleme özellikleri sayesinde yöneticilerimiz ve personelimiz; görev, süreç, karar ve işlemlere ilişkin belgelere zamanında, hızlı ve güvenilir şekilde ulaşabilmektedir. Böylece hem iş akışları hem de kurumsal hafıza etkin bir şekilde korunmaktadır.

Kayıt ve dosyalama sisteminin güncelliğini sağlamak amacıyla;

* belgelerin doğru klasör yapısında tutulması,

* eski veya geçerliliğini yitirmiş belgelerin mevzuata uygun şekilde arşivlenmesi,

* düzenli kontrol ve güncellemelerin yapılması
yöneticilerimiz tarafından koordine edilmektedir.

Ayrıca sistemde yapılan tüm işlemlerin izlenebilir olması için log kayıtları saklanmakta; belge güvenliği, erişim yetkileri ve gizlilik dereceleri EBYS üzerinden kontrol edilmektedir.

Bu yaklaşım sayesinde birimimizde kayıt ve dosyalama sistemi düzenli, güvenilir ve iç kontrol sisteminin gerektirdiği standartlara tam uyumlu şekilde işletilmekte; bilgiye erişim, denetim ve izleme süreçlerinde etkinlik sağlanmaktadır.