Karakoçan Kız Yurdu Şube Müdürlüğü

Görev Tanımı ve Sorumlulukları

1. Birimin Tanımı

Karakoçan Kız Öğrenci Yurdu; Fırat Üniversitesi öğrencilerinin barınma, çalışma ve sosyal ihtiyaçlarını güvenli, düzenli ve sağlıklı bir ortamda karşılamak amacıyla, ilgili mevzuat ve üniversite üst yönetiminin belirlediği usul ve esaslar çerçevesinde hizmet veren öğrenci barınma birimidir.

2. Amacı

Karakoçan Kız Öğrenci Yurdu’nun temel amacı;

• Öğrencilere güvenli, düzenli, temiz ve sağlıklı bir yaşam alanı sunmak,
• Öğrencilerin akademik başarılarını destekleyecek sakin ve uygun çalışma ortamını sağlamak,
• Öğrencilerin sosyal, kültürel ve kişisel gelişimlerine katkıda bulunmak,
• Üniversite yönetiminin barınma hizmetlerine ilişkin hedef ve politikalarını yerelde uygulamaktır.

3. Temel Görev ve Sorumluluklar

3.1. İdari ve Örgütsel Görevler

1. Yurdun işleyişine ilişkin tüm faaliyetleri; üniversite yönetmeliği, yönergeler ve Daire Başkanlığı talimatları doğrultusunda planlamak, yürütmek ve takip etmek.
2. Nöbet, vardiya, izin, rapor vb. süreçleri kapsayan yurt personelinin görev dağılımını ve çalışma düzenini sağlamak.
3. Yurtla ilgili resmi yazışmaları, raporları ve tutanakları usulüne uygun şekilde hazırlamak, ilgili birimlere iletmek ve arşivlemek.
4. Yurt kapasitesi, doluluk oranları, öğrenci hareketleri (giriş–çıkış, kayıt, ayrılış vb.) ile ilgili bilgileri düzenli olarak takip etmek ve gerekli durumlarda üst makamlara raporlamak.

3.2. Öğrenci Kayıt, Kabul ve Takip İşleri

1. Yurt başvuru, kayıt ve yerleştirme işlemlerini ilgili mevzuat ve belirlenen kriterler çerçevesinde yürütmek.
2. Yurt öğrencilerinin kimlik, iletişim, oda yerleşimi ve benzeri bilgilerini güncel, doğru ve erişilebilir şekilde kayıt altına almak.
3. Öğrencilerin yurttan ayrılış, izin, geç giriş vb. süreçlerini takip etmek ve gerekli kayıtları tutmak.
4. Özel durumu olan öğrenciler (sağlık, engellilik, sosyo-ekonomik durum vb.) için üniversitenin ilgili birimleriyle koordineli şekilde hareket etmek.

3.3. Disiplin, Düzen ve Güvenlik

1. Yurt içi disiplin kurallarının öğrenciler tarafından bilinmesini sağlamak, öğrencilere kayıt esnasında ve dönem başlarında bilgilendirme yapmak.
2. Yurt bina ve eklentilerinde huzurlu, güvenli ve düzenli bir yaşam ortamı oluşturmak amacıyla kat, oda, ortak alan vb. kullanımlarını takip etmek.
3. Yurt içi kural ihlallerinde, ilgili mevzuat ve üniversite yönergeleri çerçevesinde tutanak, uyarı, savunma alma ve disiplin süreçlerini başlatmak ve sonuçlandırılmak üzere üst makamlara iletmek.
4. Yurt güvenliği için gerekli tedbirleri (giriş–çıkış kontrolleri, ziyaretçi kayıtları, acil durum prosedürleri vb.) almak, güvenlik personeli ile koordineli çalışmak.

3.4. Temizlik, Hijyen ve Sağlık

1. Yurt odaları, koridorlar, ortak kullanım alanları (lavabo, banyo, etüt salonu, dinlenme alanları vb.) ile varsa yemekhane/kantin alanlarının temizlik ve hijyen standartlarını sağlamak ve denetlemek.
2. Temizlik personelinin görev dağılımını ve günlük/haftalık temizlik planlarını hazırlamak ve uygulanmasını takip etmek.
3. Sağlık açısından risk oluşturan durumlarda (bulaşıcı hastalık şüphesi, haşere, hijyen eksikliği vb.) ilgili birimlerle (Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, sağlık birimleri vb.) koordineli hareket ederek gerekli tedbirleri almak.

3.5. Bakım, Onarım ve Teknik İşler

1. Yurt binası, odalar, ortak alanlar ve tesisatlarda (elektrik, su, ısıtma, internet vb.) oluşan arıza ve eksiklikleri tespit etmek, kayıt altına almak ve ilgili teknik birimlere bildirmek.
2. Acil onarım gerektiren durumlarda, öğrencilerin barınma ve güvenliğini aksatmayacak şekilde hızlı çözüm üretilmesini takip etmek.
3. Yurt demirbaş ve taşınır eşyalarının (mobilya, cihaz, elektronik sistemler vb.) düzenli kullanımını sağlamak, kayıp, hasar ve eksikliklere ilişkin kayıt ve tutanakları tutmak.

3.6. Sosyal, Kültürel ve Eğitsel Faaliyetler

1. Öğrencilerin uyumunu ve aidiyet duygusunu güçlendirmek amacıyla yurt bünyesinde sosyal, kültürel ve eğitsel faaliyetler planlamak, Daire Başkanlığı ile koordineli biçimde yürütmek.
2. Yurt öğrencileri arasında dayanışma, sorumluluk bilinci, nezaket ve saygı kültürünün gelişmesini destekleyici etkinlikler düzenlemek.
3. Öğrencilerin psikososyal destek ihtiyacı olduğunda, Rehberlik/Psikolojik Danışmanlık birimleri ve ilgili akademik/idari birimlerle iş birliği yapmak.

3.7. İletişim, İş Birliği ve Raporlama

1. Öğrencilerle açık, ulaşılabilir ve çözüm odaklı bir iletişim kanalı oluşturmak; istek, şikâyet ve önerileri kayıt altına alarak değerlendirmek.
2. Üniversite üst yönetimi, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, ilgili fakülte/yüksekokullar ve diğer idari birimlerle koordineli çalışmak.
3. Yurtla ilgili yıllık/ dönemlik faaliyet raporları, istatistikler ve değerlendirme raporlarını hazırlamak ve üst makamlara sunmak.

3.8. Mevzuata Uyum ve Kalite Süreçleri

1. Yurt hizmetlerinin; yükseköğrenim mevzuatı, ilgili yönetmelik ve yönergeler ile üniversite iç düzenlemelerine uygun yürütülmesini sağlamak.
2. İç kontrol, denetim ve kalite süreçlerinde talep edilen bilgi, belge ve raporları zamanında ve eksiksiz hazırlamak.
3. Yurt hizmetlerinin kalitesini artırmaya yönelik öneriler geliştirmek, gerekli iyileştirme çalışmaları için Daire Başkanlığına teklifte bulunmak.