BİS:15.3.

BİS:15.3.Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır.

Birimimiz, kayıt ve dosyalama sisteminin yürütülmesinde kişisel verilerin güvenliği ve korunmasını temel bir ilke olarak benimsemekte ve tüm süreçleri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ile ilgili mevzuata uygun biçimde yürütmektedir.

Üniversitemiz, KVKK çerçevesinde kişisel verilerin korunmasına yönelik yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla kapsamlı çalışmalar yürütmekte ve gerekli idari ile teknik tedbirleri hayata geçirmektedir. Birimimiz de bu kurumsal çerçeveye uygun olarak tüm veri işleme süreçlerinde gerekli hassasiyeti göstermektedir.

Gelen–giden evrak, iç yazışmalar, öğrenci ve personel işlemleri ile diğer tüm süreçlerde işlenen kişisel veriler, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden güvenli şekilde muhafaza edilmekte ve yalnızca yetkilendirilmiş personelin erişimine açık tutulmaktadır.

Kişisel veri güvenliğinin sağlanması amacıyla;

* erişim yetkileri görev ve sorumluluklara göre sınırlandırılmakta,

* gizlilik dereceli evraklar için özel erişim seviyeleri uygulanmakta,

* belgeler güvenli sunucularda saklanmakta ve şifreleme yöntemleri kullanılmakta,

* EBYS üzerindeki tüm işlemler log kayıtlarıyla izlenebilir hâle getirilmektedir.

Fiziki ortamdaki kişisel veri içeren dosyalar ise kilitli alanlarda saklanmakta, yetkisiz erişimin önüne geçilmekte ve arşivleme süreçleri KVKK’ya uygun şekilde yürütülmektedir.

Ayrıca olası veri ihlallerine karşı hızlı müdahale mekanizmaları işletilmekte ve personelin farkındalığını artırmak üzere düzenli bilgilendirme çalışmaları yapılmaktadır.

Bu yaklaşım sayesinde birimimizde kayıt ve dosyalama sistemi, hem kurumsal ihtiyaçlara hem de kişisel verilerin korunmasına yönelik yasal yükümlülüklere tam uyumlu şekilde işletilmektedir.

Kişisel Verilerin Korunması