A.1.5. Kamuoyunu bilgilendirme ve hesap verebilirlik

1. Genel Çerçeve

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığında kamuoyunu bilgilendirme ve hesap verebilirlik; tüm faaliyetlerde şeffaflık, doğruluk, zamanlı bilgilendirme ve denetlenebilirlik ilkelerine dayanır. Kamu kaynaklarının kullanımında, öğrenci ve personel hizmetlerinde ve karar süreçlerinde şeffaflık; hem kurumsal güven hem de kalite güvencesi açısından temel bir unsurdur.

2. Kamuoyu Bilgilendirme İlkeleri

Daire tarafından yürütülen tüm hizmetlerde bilgilendirme faaliyetleri düzenli ve sistematik şekilde yürütülür.

2.1. Doğru ve Güncel Bilgi Paylaşımı

• Yemekhane, burs, kültür-sanat, spor ve kantin hizmetlerine ilişkin duyuruların zamanında yayımlanması

• Uygulamalarda meydana gelen değişikliklerin gecikmeden ilan edilmesi

• Hizmet kesintileri, planlı bakım ve yeni düzenlemeler hakkında ön bilgilendirme yapılması

2.2. Ulaşılabilir ve Anlaşılır İletişim

• Web sayfasında açık, sade ve güncel içerik bulundurulması

• SMS, e-posta ve duyuru panolarının etkin kullanılması

2.3. Paydaşlara Etkili Geri Bildirim Sunma

• Öğrencilerin talep ve şikayetlerinin sistematik olarak değerlendirilmesi

• Sonuçların açık ve gerekçeli şekilde paylaşılması

• Kurumsal gelişime yönelik geri bildirim mekanizmalarının güçlendirilmesi

3. Hesap Verebilirlik Mekanizmaları

Hesap verebilirlik, dairenin stratejik, mali ve operasyonel tüm faaliyetlerinin denetlenebilir, izlenebilir ve kayıt altına alınabilir şekilde yürütülmesini ifade eder.

3.1. Karar Süreçlerinde Hesap Verebilirlik

• Komisyon kararlarının yazılı hale getirilmesi

• Yönetim Kurulu kararlarının arşivlenmesi

• Tüm kritik kararların EBYS üzerinden işlenerek kayıt altına alınması

3.2. Mali ve İdari İşlemlerde Hesap Verebilirlik

• Bütçe kullanımının mevzuata uygun şekilde yürütülmesi

• Satın alma ve harcama süreçlerinin şeffaf ve denetlenebilir olması

• Kayıtların düzenli olarak iç kontrol standartlarına göre tutulması

3.3. Hizmet Sunumunda Hesap Verebilirlik

• Yemekhane, kantin, spor tesisleri ve burs süreçlerinde performans göstergelerinin izlenmesi

• Hizmet kalitesiyle ilgili şikayet ve taleplerin kayıt altına alınması

• Risklerin değerlendirilerek hizmetin güvenli ve sürdürülebilir hale getirilmesi

4. Bilgi Edinme ve Şeffaflık Uygulamaları

4.1. Bilgi Edinme Başvurularının Yönetimi

• Başvuruların süresi içinde değerlendirilmesi

• Doğru ve eksiksiz bilgilendirme yapılması

• Gerekçeli cevap metinlerinin hazırlanması

4.2. Kurumsal Bilgilerin Erişilebilirliği

• Yönergeler, komisyon kararları, duyurular ve faaliyet raporlarının erişime açık olması

• Kalite dokümanlarının ilgili birimlerle paylaşılması

5. Raporlama ve Kurumsal İzleme

Raporlama, hem kamuoyuna hem de üniversite yönetimine karşı hesap verebilirliğin ana unsurudur.

5.1. Yıllık Faaliyet Raporları

• Daire tarafından yürütülen tüm hizmetlerin performans sonuçlarının raporlanması

• Hedef–gerçekleşme analizlerinin yapılması

5.2. İç Kontrol ve Risk Yönetimi Raporları

• Risk değerlendirme sonuçlarının raporlanması

• Önleyici ve düzeltici eylemlerin uygulanma durumu

5.3. Denetim Sonuçlarının Değerlendirilmesi

• İç ve dış denetim bulgularının analiz edilmesi

• Gerekli iyileştirme planlarının hazırlanması

6. Kamuoyu ile Etkileşim ve Güven Oluşturma

6.1. Şeffaf Yönetim Kültürünün Kurumsallaşması

• Tüm faaliyetlerde açık ve kayıtlı işleyişin sağlanması

• Hizmet süreçlerinin paydaşların anlayabileceği şekilde tanımlanması

6.2. Düzenli Kamu Bilgilendirme Pratiklerinin Sürdürülmesi

• Yemek listeleri, fiyatlar, burs sonuçları, tesis kullanım esasları gibi bilgilerin düzenli yayımlanması

• Değişikliklerin kamuoyuna zamanında duyurulması

6.3. Topluma Karşı Sorumluluk Bilinci

• Öğrencilerin refahı ve güvenliği için gerekli tedbirlerin alınması

• Dairenin tüm çalışmalarında kamu yararı ilkesinin korunması