A.3.1. Bilgi yönetim sistemi

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, hizmetlerinin planlanması, yürütülmesi, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla bilgi yönetimini çok boyutlu, güvenli ve dijital altyapıya dayalı bir modelle yürütür. Daire başkanlığının bilgi yönetim süreçleri, Üniversitemizde kullanılan merkezi bilgi sistemleri ile entegre şekilde çalışmaktadır.

Bu kapsamda bilgi yönetimi; karar alma, raporlama, arşivleme, veri güvenliği, erişim kontrolü ve kurumsal hafızanın korunmasını sağlayan sistematik bir yaklaşımla uygulanır.

1. Kullanılan Bilgi Yönetim Sistemleri

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, Üniversitenin merkezi bilgi sistemlerinden yararlanarak tüm hizmet alanlarına ilişkin veriyi güvenli biçimde üretir, işler ve saklar.

Kullanılan başlıca bilgi sistemleri şunlardır:

Hazine ve Maliye Bakanlığı Sistemleri

• Muhasebat Sistemi

• Kamu Bilgi Sistemi (KBS)

• Yönetim Bilgi Sistemi (YBS)

• Taşınır Taşınmaz Bilgi Sistemi (TTBS)

Sosyal Güvenlik Kurumu Sistemleri

• HİTAP – Hizmet Takip Programı

Kamu Personel Sistemleri

• Kamu Personeli Bilgi Sistemi (KPBS)

• Cumhurbaşkanlığı Kariyer Kapısı

• Cumhurbaşkanlığı Uzaktan Eğitim Kapısı

• YÖK İGPS – İnsan Gücü Planlama Sistemi

Yükseköğretim Sistemleri

• YÖKSİS

• Üniversiteler Yönetim Sistemi (UYS)

Üniversite İç Bilgi Sistemleri

• EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)

• Öğrenci İşleri Otomasyonu

• Personel Bilgi Sistemi (PBS)

• Akademik Bilgi Sistemi

• Lojman Tahsis Otomasyonu

• Akademik Anket Sistemi

• Etkinlik Takvimi

• Turnike Kayıt Sistemi (TKS)

Birim İçinde Kullanılan Sistemler

• Utarit Solidus Yönetim Paneli
  (Yemekhane geçiş verileri, burs tanımları, kart işlemleri, arıza ve bildirim yönetimi, fiyat tanımlama modülleri)

Kamu E-Uygulama Platformları

• E-Bütçe Sistemi

• Diğer e-devlet tabanlı kamu uygulamaları

Bu sistemler aracılığıyla üretilen tüm bilgiler elektronik ortamda güvenli şekilde muhafaza edilmektedir.

2. Bilgi Güvenliği ve Erişim Yönetimi

Üniversitemizde kullanılan tüm bilgi sistemlerine erişim, CAS (Merkezi Kimlik Doğrulama Sistemi) üzerinden sağlanmakta olup:

• Kullanıcı doğrulaması

• Rol tabanlı yetkilendirme

• Erişim seviyelerinin sınırlandırılması

ilkeleri uygulanmaktadır.

Kritik sistemlerde gerçekleştirilen tüm işlemler:

• Log kayıtlarıyla izlenebilir,

• Denetlenebilir,

• Gerekli durumlarda geriye dönük analiz yapılabilir niteliktedir.

Ayrıca:

• Sunucular 7/24 aktif firewall (güvenlik duvarı) arkasında çalışır.

• Tüm veri akışı şifreli bağlantılar (SSL/TLS) üzerinden sağlanır.

• Düzenli olarak veri yedekleme yapılır.

• KVKK’ya uygun şekilde kişisel verilerin işlenmesi esastır.

3. Bilginin Üretilmesi, Saklanması ve Paylaşılması

Bilgi, süreçlerin ihtiyaçları doğrultusunda düzenli olarak üretilir ve arşivlenir:

• EBYS üzerinde tüm resmi dokümanlar oluşturulur ve saklanır.

• Utarit Solidus üzerinden yemek ve burs süreçlerine ait veriler üretilir ve raporlanır.

• TKS üzerinden spor tesisleri ve yemekhane giriş verileri kayıt altına alınır.

• Etkinlik Takvimi üzerinden kültürel ve sportif programlar planlanır ve yayınlanır.

• Denetim raporları, süreç kartları, hassas görev tabloları dijital arşivde tutulur.

Bilginin paylaşımında şu ilkeler uygulanır:

• Yetki matrisine uygun erişim

• Gizlilik ve güvenlik

• Güncellik

• Doğruluk ve doğrulanabilirlik

4. Bilgi Yönetim Süreçlerinin İzlenmesi ve İyileştirilmesi

Bilgi yönetimi süreçleri:

• Kalite Komisyonu toplantıları

• Performans göstergeleri (KPI)

• Risk değerlendirme kayıtları

• İç kontrol eylem planı

• Denetim sonuçları

üzerinden düzenli olarak takip edilir.

Gerektiğinde:

• Düzeltici/önleyici faaliyetler başlatılır,

• Kullanıcı hataları analiz edilir,

• Dijital altyapı ihtiyaçları raporlanır,

• Eğitim faaliyetleri gerçekleştirilebilir.

SONUÇ

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı; Üniversite bilgi sistemleri, Bakanlık platformları, Utarit Solidus, EBYS, TKS ve diğer dijital altyapılar aracılığıyla tüm hizmet süreçlerinde etkin, güvenli, izlenebilir ve sürdürülebilir bir bilgi yönetim sistemi kullanmaktadır. Bu sistem, karar alma süreçlerini hızlandırmakta, şeffaflığı artırmakta ve kurumsal hafızayı düzenli şekilde güçlendirmektedir.