İdari İşler Görev ve Sorumluluğu

1. Görev Tanımı

İdari İşleri Birimi; Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına ait tüm yazışmaların, evrak akışının, kayıt ve arşiv süreçlerinin düzenli, hızlı ve mevzuata uygun şekilde yürütülmesini sağlamakla görevlidir.

2. Görev ve Sorumluluklar

2.1. Evrak Kayıt ve Takip İşlemleri

1. Daire Başkanlığına gelen tüm evrakları kayıt altına almak, ilgili birimlere zamanında iletmek.
2. Daireden çıkan yazı ve evrakların kayıt işlemlerini yapmak, sayı vermek ve zimmetlemek.
3. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden tüm evrak süreçlerini mevzuata uygun yürütmek.

2.2. Resmî Yazışmaların Hazırlanması

1. Başkanlık adına yapılacak resmî yazışmaları, yazım kurallarına ve mevzuata uygun şekilde hazırlamak.
2. Yazışmaların paraflama, imza ve onay süreçlerini takip etmek.
3. Gerektiğinde akademik ve idari birimlerle koordineli şekilde yazı taslakları oluşturmak.

2.3. Arşiv ve Dosyalama

1. Evrakların fiziksel ve dijital arşiv düzenine uygun şekilde dosyalanmasını sağlamak.
2. Arşiv sürelerine uygun şekilde saklama, imha ve devir işlemlerini yürütmek.
3. Arşiv düzeninin denetlenebilir ve erişilebilir olmasını sağlamak.

2.4. Resmî Bildirim ve Tebligatlar

1. Kuruma gelen resmi tebligatları alarak ilgili birimlere iletmek ve süreci takip etmek.
2. Kurumdan yapılacak tebligatları hazırlamak ve zamanında iletilmesini sağlamak.
3. Yazışmalara ilişkin sürelerin takip edilmesi ve gecikmelerin önlenmesi.

2.5. Bilgi Aktarımı ve Koordinasyon

1. Başkan tarafından verilen yazışma ve evrak talimatlarını ilgili personele iletmek.
2. SKS Daire Başkanlığı ile üst yönetim/birimler arasında sağlıklı bilgi akışı sağlamak.
3. İstenen bilgi ve belgeleri zamanında hazırlayarak ilgili makam ve birimlere sunmak.

2.6. Gizlilik ve Mevzuat Uygunluğu

1. Gizlilik dereceli veya kişisel veriler içeren evrakın mevzuata uygun şekilde korunmasını sağlamak.
2. Yazışmaların 2547, 5018, 2886 ve ilgili tüm yönetmeliklere uygun yapılmasını gözetmek.
3. Resmî yazışma kurallarında yapılan değişiklikleri takip ederek uygulamak.

2.7. Diğer Görevler

1. Daire Başkanı tarafından verilen yazı işleri kapsamındaki diğer görevleri yerine getirmek.
2. Mevzuat, yazışma süreçleri veya EBYS konusunda personeli bilgilendirmek.