İS:17.2.

S: 17.2. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir.

Birimimizde iç kontrol sisteminin etkinliğini artırmak amacıyla, kontrol faaliyetlerinin eksik yönlerinin, uygun olmayan kontrol yöntemlerinin ve süreçlerde ortaya çıkan aksaklıkların belirlenmesi, ilgili yöneticilere bildirilmesi ve gerekli düzeltici–önleyici önlemlerin alınması için sistemli bir süreç oluşturulmuştur. Bu süreçte yöneticilerimizin yanı sıra ilgili komisyonlar da aktif rol almaktadır.

1. Eksik veya Uygun Olmayan Kontrol Yöntemlerinin Belirlenmesi

Sürekli izleme, özel değerlendirmeler ve birim faaliyet raporları kapsamında yöneticilerimiz ile birlikte birimimiz bünyesinde görev yapan İç Kontrol ve Risk Değerlendirme Komisyonu, Kalite ve Süreç İyileştirme Komisyonu ve ilgili diğer komisyonlar;

*  riskleri azaltmada yetersiz kalan,

*  işleyişte aksamalara neden olan,

*  mevzuata uygun olmayan,

*  uygulamada etkisini kaybeden
kontrol yöntemlerini tespit etmektedir.

Personel tarafından günlük iş süreçlerinde fark edilen kontrol eksiklikleri de komisyonlara veya yöneticilere iletilerek sistemin zayıf yönleri erken aşamada görünür hâle getirilmektedir.

2. Tespitlerin Bildirilmesi

Tespit edilen eksiklikler;

*  EBYS üzerinden hazırlanan inceleme raporları,

*  komisyon karar ve görüş tutanakları,

*  birim içi değerlendirme toplantıları,

*  yazılı/sözlü bildirim mekanizmaları
aracılığıyla ilgili yöneticilere iletilmekte ve kayıt altına alınmaktadır.

Bildirimlerde gizlilik, tarafsızlık ve şeffaflık ilkeleri esas alınmakta; komisyonların objektif değerlendirmeleri sürecin güvenilirliğini güçlendirmektedir.

3. Gerekli Önlemlerin Alınması

Yöneticilerimiz ve ilgili komisyonlar, tespit edilen eksikliklere yönelik olarak;

*  kontrol yöntemlerinin güncellenmesi,

*  süreç düzenlemelerinin yapılması,

*  yeni kontrol adımlarının eklenmesi,

*  personele ek bilgilendirme veya eğitim verilmesi,

*  riskli alanlarda ilave tedbirlerin uygulanması
konusunda ortak çalışma yürütmektedir.

Alınan önlemler izlenmekte, uygulanması değerlendirilmekte ve ihtiyaç halinde komisyonlar tarafından yeniden gözden geçirilerek daha etkin bir yapıya kavuşturulmaktadır.

Bu bütüncül yaklaşım sayesinde birimimizde iç kontrol sistemi; yöneticiler ve komisyonların birlikte yürüttüğü dinamik bir yapıyla sürekli geliştirilmekte, zayıf yönler hızla giderilmekte ve iç kontrol standartlarının gerektirdiği güvenilirlik, etkililik ve sürekli iyileştirme ilkeleri güçlendirilmektedir.