A.1.4. İç kalite güvencesi mekanizmaları

1. Genel Çerçeve

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığında iç kalite güvencesi; hizmet süreçlerinin planlanması, uygulanması, izlenmesi ve iyileştirilmesine yönelik sistematik ve sürekli bir yaklaşımı ifade eder. İç kalite güvencesi mekanizmaları, dairenin tüm faaliyetlerinin ölçülebilir, denetlenebilir, şeffaf ve sürekli gelişime açık şekilde yürütülmesini sağlar.

2. Kalite Güvencesi Yapısının İşleyişi

Dairede kalite güvencesi, yönetişim modeliyle entegre çalışan bir yapı üzerinden yürütülür.

2.1. Sorumlu Birimler ve Organlar

• Daire Başkanı

• Şube müdürlükleri

• İç Kontrol, Risk Yönetimi ve Kalite Komisyonu

• İlgili çalışma grupları ve komisyonlar

Bu yapı, kalite süreçlerinin koordinasyonundan sorumludur.

2.2. Kalite Yönetim Süreçleri

• Hedef ve performans göstergelerinin belirlenmesi

• Süreçlerin standartlaştırılması

• İzleme ve değerlendirme faaliyetlerinin yürütülmesi

• İyileştirme kararlarının alınması ve uygulanması

3. İzleme ve Değerlendirme Mekanizmaları

Daire faaliyetlerinin etkinliğini ölçmek için düzenli izleme çalışmaları yapılır.

3.1. Performans Göstergelerinin Takibi

• Yemekhane, kantin-kafeterya, burs, spor, kültür, barınma ve idari süreçlere ilişkin ölçümler

• Belirlenen KPI’ların aylık ve yıllık olarak analiz edilmesi

3.2. İç Denetim ve İç Kontrol Uygulamaları

• Süreç kontrol noktalarının uygulanması

• Belge yönetimi standartlarına uyum

• Risk değerlendirme sonuçlarının izlenmesi

• Düzeltici/önleyici faaliyetlerin uygulanması

5. İç Kalite Dokümantasyon Sistemi

Kalite güvencesi süreci, kayıt altına alınmış ve izlenebilir bir dokümantasyon sistemi üzerinden yürütülür.

5.1. Süreç ve Prosedür Dokümanları

• Süreç akışları

• Süreç kartları

• Görev tanımları

• Kontrol listeleri

5.2. Komisyon ve Çalışma Grubu Dokümanları

• Karar tutanakları

• Değerlendirme raporları

• İzleme sonuçları

6. Sürekli İyileştirme Döngüsü

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığında iç kalite güvencesi, sürekli gelişim prensibine dayanır.

6.1. Planlama – Uygulama – Kontrol – Önlem (PUKÖ)

• Planlama: Yıllık plan ve hedeflerin oluşturulması

• Uygulama: Süreçlerin standartlara uygun yürütülmesi

• Kontrol: Performans, denetim ve geri bildirim analizleri

• Önlem: İyileştirme faaliyetlerinin uygulanması

6.2. Kalite Toplantıları ve Raporlama

• Yıllık iç değerlendirme raporlarının hazırlanması

• Komisyon değerlendirme toplantılarının yapılması

• Üst yönetime periyodik rapor sunulması

7. Dijital Kalite Yönetimi ve Veri Kullanımı

Dijital sistemler, kalite güvencesinin doğruluğunu ve hızını artıran önemli araçlardır.

7.1. Dijital Sistem Entegrasyonu

• Utarit Solidus kayıtlarının süreç analizlerinde kullanılması

• Dijital arıza bildirim, kart işlemleri ve POS süreçlerinin takibi

7.2. Veri Tabanlı Karar Alma

• Verilerin düzenli toplanması

• Karar süreçlerinde istatistiksel analiz ve kanıt temelli yaklaşım kullanılması