BİS:15.5.

BİS:15.5.Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir.

Birimimiz, gelen ve giden evrakın zamanında kaydedilmesini, standartlara uygun şekilde sınıflandırılmasını ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmesini temel bir yönetim ilkesi olarak uygulamaktadır. Tüm evrak hareketleri, mevzuata ve belirlenmiş dosya planına uygun biçimde kaydedilmekte; belge yönetim süreçlerinin izlenebilirliği ve düzeni sağlanmaktadır.

Gelen ve giden tüm evrak, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden anlık olarak kayıt altına alınmakta; evrakın gecikmeden işleme alınması ve ilgili personele yönlendirilmesi sağlanmaktadır. EBYS’nin sağladığı otomatik sınıflandırma ve dosya planı entegrasyonu sayesinde belgeler doğru kodlarla kaydedilmekte, standart bir dosyalama düzeni oluşturulmaktadır.

Arşiv işlemleri ise;

* Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik,

* EBYS standartları,

* Üniversitemizin arşiv prosedürleri

çerçevesinde yürütülmekte; saklama süreleri, imha süreçleri ve erişim kuralları mevzuata uygun olarak uygulanmaktadır. Gizlilik derecesi taşıyan evraklar için özel muhafaza tedbirleri alınmakta, yetkisiz erişim engellenmektedir.

Bu sistemli yaklaşım sayesinde birimimizde belge yönetimi; zamanında kayıt, standart sınıflandırma, düzenli arşivleme ve güvenli muhafaza ilkeleri doğrultusunda yürütülmekte; iç kontrol sisteminin gerektirdiği doğruluk, izlenebilirlik ve düzen ilkeleri güçlendirilmektedir.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi